Durante años, la digitalización de procesos administrativos se trató como una mejora deseable, pero aplazable. Los datos más recientes muestran que ese margen se está cerrando. El Future of Jobs Report 2025 del Foro Económico Mundial encontró que el 86 % de los empleadores espera que la inteligencia artificial y el procesamiento de información transformen su negocio hacia 2030, y que el 73 % planea acelerar la automatización de procesos y tareas.

La encuesta CFO Signals de Deloitte del cuarto trimestre de 2025, publicada en enero de 2026, indica que la mitad de los directores financieros ubica la transformación digital de finanzas como su prioridad número uno para 2026; el 49 % prioriza automatizar para liberar a sus equipos hacia trabajo de mayor valor y el 87 % considera la IA muy o extremadamente importante para su función. Según Finance Trends 2026, también de Deloitte, el 63 % de los equipos de finanzas ya usa IA, y McKinsey reportó en noviembre de 2025 que el 44 % de los CFO utiliza IA generativa en más de cinco casos de uso, frente al 7 % del año anterior.

Colombia no es ajena a esta tendencia. Un estudio de Microsoft de 2025 señala que dos de cada tres mipymes colombianas ya usan inteligencia artificial y que el 58 % de ellas reporta ahorro de tiempo como uno de sus beneficios.

¿Por qué tanto interés? Porque una parte importante de la jornada laboral se va en tareas que se repiten: leer documentos, transcribir datos, verificar reglas y reenviar información de un sistema a otro.

En su análisis sobre el potencial económico de la IA generativa, McKinsey estimó que esta tecnología, combinada con otras, podría automatizar actividades que hoy absorben entre el 60 % y el 70 % del tiempo de los empleados, con un valor potencial de entre 2,6 y 4,4 billones de dólares anuales en los casos de uso analizados.

En las áreas de finanzas donde la adopción ya es plena, McKinsey observa entre un 20 % y un 30 % menos de tiempo dedicado a procesar datos. Su informe The state of AI de 2026 agrega que cerca del 80 % de las organizaciones reporta mejoras en la productividad individual gracias a la IA.

Los mismos reportes traen una advertencia. Según McKinsey (2026), solo alrededor del 37 % de las organizaciones ve un impacto en su EBIT, y Deloitte encontró que apenas el 21 % de los equipos de finanzas reporta un retorno claro de sus inversiones en IA.

La diferencia está en el proceso, no en la herramienta. Casi tres de cada cuatro organizaciones de alto desempeño rediseñan sus flujos de trabajo al adoptar IA, frente a una de cada cuatro entre las demás. En su análisis sobre finanzas, McKinsey es todavía más directo: automatizar procesos fragmentados, sin estandarizarlos antes, añade complejidad en lugar de reducirla. La OCDE, en su publicación de noviembre de 2024, asocia la adopción de IA con mayor productividad, pero advierte que el beneficio depende de complementos: infraestructura, capacidades y capital humano.

Para cualquier gerente, la lección es práctica: antes de preguntar qué herramienta comprar, conviene identificar qué proceso repetitivo se puede ordenar, estandarizar y luego automatizar de punta a punta.

Pocos procesos reúnen tantas características de trabajo repetitivo como la legalización de gastos. Cada mes, colaboradores en distintas sedes acumulan facturas electrónicas, tirillas de restaurante, recibos de caja menor y cuentas de cobro. Alguien transcribe proveedor, NIT, fecha y valores; otra persona revisa si el gasto cumple la política, un líder lo aprueba y contabilidad vuelve a digitar la información en el ERP.

Es un proceso de alto volumen, con reglas conocidas y muchos traspasos entre personas: justo el tipo de actividad que los reportes señalan como prioritaria.

No es una apreciación aislada. En Finance Trends 2026 de Deloitte, la IA agéntica aplicada a la gestión de gastos aparece entre las principales oportunidades, señalada por el 44 % de los encuestados. Según PYMNTS (marzo de 2025), Deloitte reportó internamente una reducción del 25 % en costos y un aumento del 40 % en productividad en su gestión de gastos con agentes de IA.

ReintegraR, la solución de Patiyala para automatizar la legalización de gastos empresariales, sigue la lógica que recomiendan los reportes: primero ordena el proceso y luego elimina la digitación repetida. 1. Captura en el lugar del gasto: el colaborador toma una foto de la factura o del recibo desde su celular, o adjunta un PDF, y el soporte no queda guardado en una billetera hasta fin de mes. 2. Lectura con inteligencia artificial: la IA identifica proveedor, NIT, fecha, conceptos, impuestos y valores, y completa el formulario; la persona solo revisa y confirma.

3. Validación de políticas antes de avanzar: la plataforma verifica topes, cupos, plazos, posibles duplicados y conceptos no reembolsables en el momento en que se presenta el gasto, de modo que los errores se detectan al inicio y no al cierre contable. 4. Aprobación según la estructura de la empresa: cada solicitud llega al aprobador que corresponde según el rol, la empresa, la sede y el centro de costo, la estandarización que McKinsey señala como condición para que la automatización genere valor.

5. Información lista para el ERP: una vez aprobado el gasto, contabilidad genera el archivo en el formato definido para su sistema contable, sin volver a digitar los datos. El resultado es un solo flujo, del recibo al registro contable, con reglas definidas por cada empresa.

ReintegraR ya funciona en un grupo empresarial colombiano con 6 empresas y 23 sedes en el país, donde 404 colaboradores legalizan sus gastos en la plataforma. En una organización de ese tamaño, cada recibo que no hay que transcribir y cada error detectado antes de llegar a contabilidad se multiplica por cientos de personas y decenas de puntos de operación. Como muestran los estudios, el beneficio crece con el volumen de transacciones, usuarios y niveles de aprobación, siempre que el proceso tenga reglas claras desde el inicio.

Si en su empresa la legalización de gastos todavía depende de correos, hojas de cálculo y digitaciones repetidas, ese puede ser su primer paso. Solicite una demostración de ReintegraR: revisaremos su proceso con documentos reales de su organización y le mostraremos cómo pasar del recibo al ERP con sus propias políticas y niveles de aprobación. Conozca ReintegraR y solicite su demo.

Referencias: https://www.mckinsey.com/capabilities/quantumblack/our-insights/the-state-of-ai, https://www.mckinsey.com/capabilities/strategy-and-corporate-finance/our-insights/how-finance-teams-are-putting-ai-to-work-today, https://www.mckinsey.com/capabilities/tech-and-ai/our-insights/the-economic-potential-of-generative-ai-the-next-productivity-frontier, https://www.deloitte.com/us/en/about/press-room/deloitte-q4-2025-cfo-signals-survey.html, https://www.deloitte.com/us/en/about/press-room/finance-trends-2026-survey-release.html, https://www.pymnts.com/news/artificial-intelligence/2025/deloitte-begins-rollout-of-ai-agents-for-finance-and-other-business-functions/, https://www.weforum.org/publications/the-future-of-jobs-report-2025/, https://www.oecd.org/en/publications/fostering-an-inclusive-digital-transformation-as-ai-spreads-among-firms_5876200c-en.html, https://news.microsoft.com/es-xl/2-de-cada-3-mipymes-en-colombia-ya-usan-inteligencia-artificial-para-ganar-productividad-asegurar-continuidad-y-mejorar-el-servicio-revela-estudio-de-microsoft/